За шестью печатями: секреты оптимизации документооборота в офисе

Трудный период в экономике – не причина поднимать белый флаг. Наоборот, это удачное время, чтобы пересмотреть внутренние процессы в компании и повысить их эффективность. Один из них – офисная печать. Проверенные на практике советы помогут провести оптимизацию без потери качества.

В условиях кризиса упускать из виду такую возможность для экономии как оптимизация процессов печати в офисе – непростительная ошибка. При грамотном подходе это позволяет высвободить дополнительные средства, повысив управляемость и прозрачность затрат на вашу офисную инфраструктуру.

Как и в любом деле, начинать здесь стоит с анализа. Оцените загрузку уже установленных аппаратов – возможно, какие-либо из них используются редко и простаивают, а другие – работают без остановки. Если есть возможность убрать ряд аппаратов, то это поможет сэкономить на электроэнергии. Но стоит быть осторожным – сильная перегрузка оставшейся техники может привести к поломкам, а значит, выходу их из строя. В итоге, грамотный анализ поможет избежать дублирования одинаковых функций разными аппаратами и нехватки мощностей оборудования в перспективе.

Наиболее ресурсоемкая часть в офисной печати – расходные материалы, которые нужно закупать регулярно. Современная техника позволяет значительно оптимизировать эти статьи расходов. Так, применение специальных драйверов печати с гибкими настройками позволяет пользователям отключать печать баннеров на веб-страницах и устанавливать двустороннюю (дуплексную) печать по умолчанию, тем самым сокращая расход бумаги. Уточните у специалистов, есть ли такая возможность у техники, установленной в вашем офисе. Если нет, то рассмотрите вариант приобретения нового оборудования.

Вообще даже простые шаги позволяют серьезно сократить использование бумаги в компании. Так, создание простой подписи в письмах с просьбой подумать перед печатью, не достаточно ли пользователю электронной версии документа, помогает избежать лишних затрат. Среди других решений: уменьшение размера шрифта при печати внутренних документов, сокращение числа черновиков. Важно также не выбрасывать ненужные распечатанные страницы, а сдавать их на переработку. Такой подход полезен для сохранения окружающей среды.

Среди других решений – усиление контроля за печатью. Так, поставщики техники предлагают ввести функцию «печать после подтверждения». Это позволит видеть, сколько документов распечатывает каждый из сотрудников.

«Усиление контроля доступа к печатающим устройствам и введение учета выполняемых работ помогает как формировать статистику по нагрузке офисной техники, так и менять отношение офисных работников к использованию печатных устройств, – уверен Алексей Жоголев, руководитель департамента аутсорсинговых услуг. – Зная, что каждый распечатанный ими документ будет учтен в системе, пользователи перестают осуществлять бездумную, избыточную печать. Используя такую методику, некоторым европейским компаниям удается достичь 30-процентного сокращения издержек на печать за счет оптимизации IT-инфраструктуры и экономии на расходных материалах».

Если же есть необходимость сократить печать до минимума, то стоит подумать о переходе на электронный документооборот. В таком случае следует выбирать сетевые МФУ, которые легко интегрируются с такой системой и, например, обеспечивают возможность сканирования документов с автоматической отправкой в электронный архив организации. Действительно, учитывая широкий спектр задач в офисе, МФУ оказывается намного практичнее отдельно стоящих принтера, копира, сканера. В свою очередь, отдельные устройства целесообразно использовать при выполнении более узких задач, таких как сканирование документов вдали от офиса (речь идет о мобильных сканерах) или оцифровка больших объемов нестандартных форматов. Одно МФУ, которое можно включить во внутреннюю ИТ-сеть компании, способно заменить сразу несколько персональных устройств.

Еще один пример того, как небольшие инвестиции позволяют снизить расходы в дальнейшем – самостоятельная подготовка маркетинговой продукции. Сегодня производители техники предлагают широкий ассортимент материалов для печати, с помощью которых можно за считанные секунды оформить в фирменном стиле открытки-конструкторы, пакеты и коробки для подарков, карты для программ лояльности, коврики для мышки и многое другое. Особенно удобно, что изготавливать такую продукцию можно тиражом от одного экземпляра. Главное, чтобы в офисе был качественный цветной принтер или МФУ. Сегодня сфера применения цветных документов активно расширяется, поскольку давно доказано, что они воздействуют на получателя информации намного более эффективно, чем чёрно-белые. При этом распространение цветных аппаратов в корпоративном сегменте связано и с приближением их к черно-белым по стоимости владения.

В качестве общей рекомендации компаниям можно посоветовать подходить к вопросу оптимизации системно, не бросаясь в крайности. Ведь главное – не просто снизить расходы, но и сохранить эффективную печатную инфраструктуру. Кроме того, необходимо на регулярной основе собирать и анализировать статистику по использованию печатных устройств. Постоянный мониторинг использования техники позволит своевременно выявить потребность в усилении печатных мощностей в случае роста объемов документооборота.

на основе материалов http://www.xerox.ua/press-centre/